Государственный сектор

Salvation Army Australia сокращает расход рабочего времени на ручной труд вместе с Alteryx

~ 4 мин

Благодаря системе планирования Workday, TSA организовала учет рабочего времени сотрудников, создала слаженную систему начисления заработной платы в южном и восточной регионах, а также сократила расход времени на составление рабочей отчетности вручную

Alteryx, The.Salvation Army

Компания

The Salvation Army (TSA) – одна из крупнейших в мире христианских организаций социального обеспечения, насчитывающая более 1 650 000 участников, работающих в 128 странах. Австралийское подразделение TSA (также известное как Salvos) охватывает географические районы Нового Южного Уэльса, Квинсленда, Южной Австралии, Северной и Западной Австралии, Тасмании и региона Виктории.

Персонал Salvos весьма разнообразен, он разделяется на несколько категорий сотрудников

Тип и категория:

  • сотрудник (офицеры Армии Спасения: рукоположенные священнослужители, которые получают пособия, занимают руководящие должности и/или занимают должности, связанные с оказанием услуг в Армии Спасения. Офицеры могут быть на активных должностях или в отставке), численность +1700 человек;
  • работник (тот, кто имеет трудовые отношения с Salvos и получает заработную плату. К ним относятся постоянные работники, временные и на фиксированный срок), численность 10 тыс. человек;
  • независимый подрядчик (лица, предоставляющие услуги, обычно недоступные в организации, и получающие денежную плату за эти услуги), численность <500 человек;
  • доброволец или волонтёр (тот, кто входит в Salvos как сторонник или солдат, и/или тот, кто работает на организацию без оплаты. Волонтеры обычно подразделяются на две категории: постоянные (те, кто уделяет проекту 4 и более часов в неделю) и ситуационные (разовые волонтеры). Численность: от 30 до 60 тысяч человек. 

Salvos содержит различные организационные структуры, некоторые из них имеют собственную структуру управления и являются юридическими лицами.

Основными структурами являются:

  • 3 штаб-квартиры (THQ).
  • Six Divisions, Шесть дивизионов (на основе географических зон), в которые входят корпуса, социальные центры и службы.
  • Employment Plus (службы занятости).
  • Магазины Salvos (розничная торговля и логистика).
  • Жилье Армии Спасения (жилищно-эксплуатационные услуги).
  • Aged Care Plus (услуги по уходу за престарелыми).
  • Salvos Funerals (ритуальные услуги).
  • Salvos Legal (охранные структуры).

Проблема

Ситуация с данными в Salvos была сложной. Данные дублировались в разных системах, электронных таблицах Excel и печатных файлах. Создание организационных отчетов, таких как обязательные отчеты WGEA, отчетность о кадровых ресурсах на национальном уровне, отслеживание проверок целостности и подготовка данных о соответствии, было чрезвычайно трудным процессом. В начале 2019 года для замены многочисленных существующих систем управления персоналом и начисления заработной платы TSA приступила к реализации национальной программы преобразований для внедрения систем Workday HCM + iChris Payroll с дальнейшим развертыванием времени и посещаемости Kronos в Salvos. Кроме того, компания нуждалась в слаженной системе начисления заработной платы во всех рабочих регионах Salvos, поскольку численность персонала составляла более 10 тысяч человек. До Alteryx южный и восточный регион начислял зарплату сотрудникам, используя различные программные решения. Со временем возникла критическая проблема целостности данных, дублирование информации, проблемы с планированием рабочей силы и подготовкой отчетности по персоналу на национальном уровне. Необходимо было перенести более 230 000 строк данных из нескольких устаревших систем в Workday (инструмент Alteryx).

Результаты 

Учитывая огромный объем данных, ключевая задача на начальных этапах решения проблемы заключалась в том, чтобы выяснить, как автоматизировать процесс миграции данных, чтобы сделать его повторяемым в различных циклах. Начав использовать Alteryx для преобразования данных, Salvos стала применять его и в других рабочих сценариях, таких как планирование рабочего дня, конфигурация и  проверка данных, аудит рабочих решений после запуска.  

Были созданы следующие системы для работы с финансами и персоналом:

  • Legacy payroll system в восточном регионе Австралии (система собирала данные о заработной плате, демографические и персональные данные для 5000 сотрудников в восточном регионе TSA).
  • Legacy payroll system в южном регионе Австралии (система собирала данные о заработной плате, демографические и персональные данные для 5000 сотрудников в южном регионе TSA). 
  • Международная кадровая система (в собранные данные входила история назначений сотрудников TSA, история обучения, обслуживания, а также данные об образовании, которые затем были перемещены в Workday). 

Alteryx также использовали для:

  • Создания рабочих инструкций на основе данных.
  • Конфигурации Workday и проверки бизнес-процессов.
  • Проверки загрузки данных Workday.
  • Аудит данных в реальном времени в системах Workday и Payroll.

Количественная оценка рабочих процессов Alteryx, разработанных в рамках реализации Workday и Payroll, показала, что Salvation Army Australia экономит 600 часов ручного труда (в одном рабочем проекте по сравнению с традиционными методами выполнения).

Компания Everest – официальный партнер Alteryx в Украине. Для более детальной информации и внедрения решений Alteryx в своей компании обращайтесь к нашим менеджерам.

Обращайтесь к нам, чтобы внедрить такое решение в своей компании
Артем Голоскевич
директор по Data&AI стратегії

    ;