Аналитика

Стресс-тест для украинского бизнеса

~ 5 мин

Готовность к коронавирусу и практика цифрового преобразования рабочих мест

В связи с беспрецедентным распространением COVID-19 мы сталкиваемся с новыми ограничениями буквально каждый день. В ответ на вынужденные запреты на посещение, в частности, рабочих офисов, и острую необходимость дистанцироваться, — для бизнеса, по сути, существует лишь одна наиболее оптимальная стратегия выживания: цифровое преобразование рабочих мест в порядке удаленного доступа.

Тут украинским предпринимателям стоит обратить внимание на западные исследования и практики, которые показывают, насколько беспроигрышным на самом деле может оказаться вариант организации дистанционной работы для компании, даже если это потребует определенных вложений и реструктуризации бизнес-процессов в условиях кризиса.

Факты и цифры

  • Согласно данным Гарвардской школы бизнеса (отдел управления технологиями и бизнес-операциями), сотрудники с либеральными схемами «работы на дому» или «работы из любого места» на 4,4% продуктивнее тех, которые придерживается традиционной модели офисной работы. Усиление производительности труда обосновано не только ощущением личного комфорта, но и интуитивного формирования повышенного уровня ответственности, навыков планирования собственного времени и осознания отсутствия транспортных и организационных расходов.
  • Согласно недавнему опросу 1900 удаленных работников, проведенному высокотехнологичными стартапами Buffer , Workfrom и Hubstaff:
    1. Девять из десяти удаленных сотрудников планируют работать удаленно до завершения своей карьеры в той или иной организации.
    2. Почти две трети работающих удаленно сотрудников согласны выполнять работу вне существующей нормы и делают ее в срок.
    3. 94% работающих удаленно сотрудников отметили быструю адаптацию и оценивают свою продуктивность как «высокую».
  • Согласно исследованиям Международной Корпорации Данных, в текущем году удаленные сотрудники будут составлять около 72% рабочей силы только в США. Аналогичная тенденция набирает обороты в странах ЕС и Азиатском регионе.
  • Согласно данным отчета Owl Labs, еще в 2017-2018 гг. у компаний, предлагающих своим сотрудникам возможность работать удаленно, уровень корпоративных расходов был на 25% ниже. Такой показатель делает сотрудничество в онлайн режиме ценным инструментом для оптимизации ресурсов.
  • Согласно данным опроса Gallup, люди, которые проводили 60-80% своего времени вне офиса, имели самые высокие показатели занятости. В ходе исследования выяснилось, что сотрудники на удаленной работе заняты полный рабочий день с учетом компенсации времени, которое они обычно теряют на опоздание в офис или попытку покинуть его раньше. Исследование также показало, что таким сотрудникам легче сосредоточиться, и что они могут быть более продуктивными и самоорганизованными.

Цифрові рішення та технології

1. Зберігання, передача та обмін файлами:

  • Google Drive –  предоставляет пользователям 15 ГБ бесплатного хранилища для каждой учетной записи Google, к которым можно получить доступ из любого места при наличии подключения к Интернету. 
  • Google Hangout –  централизует все контакты, электронные письма и файлы в одном месте, облегчая планирование встреч и установку автоматических напоминаний. Позволяет собрать в одном видеочате до 25 человек. Hangout также поддерживает простой обмен мгновенными сообщениями.
  • Quip — предлагает возможность редактировать документы в режиме реального времени и оптимизирует общение внутри рабочих групп для эффективного распределения задач. ПО системы легко интегрируется с другими цифровыми сервисами.
  • The box – позволяет безопасно хранить и синхронизировать файлы на специально отведенном пространстве в глобальной сети. Предлагает разные уровни доступа пользователей и полный функционал работы с файлами (закачку, поиск, редактирование, скачивание и сохранение). Благодаря своей многофункциональности и удобному интерфейсу дает возможность юзерам корректировать данные и устанавливать пароли на материалы для того, чтобы обеспечить полную конфиденциальность размещаемой информации.
  • WeTransfer — предназначен для пересылки по электронной почте файлов больших объёмов (до 2 ГБ). Бесплатно, без регистрации, по списку от одного до двадцати электронных адресов, отдельными письмами, без засветки адресатов друг другу и при этом — неограниченное количество раз.

2. Сканирование документов:

  • AdobeScan – превращает смартфон или планшет фактически в портативный сканер. Бесплатная программа. Достаточно запустить и навести камеру на документ, чтобы создать его цифровую копию с возможностью редактирования. Все отсканированные изображения автоматически синхронизируются через Adobe Document Cloud и доступны на любом устройстве.

3. Менеджмент задач и управление:

  • Monday.com – предоставляет набор цифровых инструментов для управления, мониторинга и обмена данными с сотрудниками, партнерами и заказчиками. Позволяет управлять как проектами, так и отдельными оперативными и личными задачами, координировать деятельность в команде и с партнерами. Предлагает 71 шаблон рабочих досок для различных задач – от крупного проекта до работы отдела продаж. Легко интегрируется с другими системами и платформами (The Box, Google Docs и т.д.).
  • Teampay– запрашивает, анализирует, отслеживает и утверждает расходы компании в режиме реального времени, а также предполагает возможность получения сотрудниками виртуальных расчетных карт для осуществления необходимых закупок в рамках компании.
  • Trello –  позволяет эффективно управлять проектами разной сложности в режиме онлайн. Имеет простой и понятный интерфейс, почти неограниченный бесплатный доступ и надежный открытый API. Легко интегрируется с другими платформами и ПО. Может работать не только в браузере – при установке на смартфон или планшет доступен в автономном режиме.
  • Kanban board– позволяет визуализировать задачи и упростить работу в команде при помощи обширного встроенного функционала. Помогает обеспечить адаптацию, мониторинг и оптимизацию бизнес-процессов. Хорошо работает в стартапах, не имеющих четкого плана, но активно работающих над разработкой.

4. Коммуникация:

  • Zoom— лидер в сфере конференц-решений онлайн согласно отчетам Gartner Magic Quadrant, 2019 г. Обеспечивает платформу и техподдержку для интернет-конференций, обучения, проведения видео веб-семинаров и межплатформенный обмен сообщениями и файлами.
  • Skype for Business— позволяет общаться онлайн в индивидуальном и коллективном порядке, проводить онлайн конференции и обмениваться файлами. Имеет безопасные каналы и централизованное администрирование. Свободно интегрируется с корпоративным AD и корпоративной телефонией. При полной интеграции Skype for Business Server со средствами безопасности, подключение внешних абонентов не влечет за собой никаких рисков и является полностью управляемым.
  • Slack- предлагает возможность коллективно обмениваться сообщениями в режиме реального времени и индивидуальные каналы для онлайн сопровождения различных проектов и рабочих команд. Все сообщения и общие файлы архивируются. ПО платформы интегрируется со многими сторонними сервисами.