Державний сектор

Salvation Army Australia скорочує витрати робочого часу на ручну працю разом з Alteryx

~ 4 хв

Завдяки системі планування Workday, TSA організувала облік робочого часу співробітників, створила злагоджену систему нарахування заробітної плати у південному і східному регіонах, а також скоротила витрати часу на складання робочої звітності вручну

Alteryx, The.Salvation Army

Компанія

The Salvation Army (TSA) – одна з найбільших у світі християнських організацій соціального забезпечення, яка налічує понад 1 650 000 учасників, що працюють у 128 країнах. Австралійський підрозділ TSA (також відомий як Salvos) охоплює географічні райони Нового Південного Уельсу, Квінсленда, Південної Австралії, Північної та Західної Австралії, Тасманії і регіону Вікторії.

Персонал Salvos дуже різноманітний, він поділяється на кілька категорій співробітників.

Тип і категорія:

  • співробітник (офіцери Армії Порятунку: висвячені священнослужителі, які отримують допомогу, займають керівні посади і / або займають посади, пов’язані з наданням послуг в Армії Порятунку. Офіцери можуть бути на активних посадах або у відставці), чисельність +1700 осіб;
  • працівник (той, хто має трудові відносини з Salvos і отримує заробітну плату. До них відносяться постійні працівники, тимчасові і на фіксований термін), чисельність 10 тис. чоловік;
  • незалежний підрядник (особи, що надають послуги, зазвичай недоступні в організації, і отримують грошову плату за ці послуги), чисельність <500 осіб;
  • доброволець або волонтер (той, хто входить в Salvos як прихильник або солдат, і /або той, хто працює на організацію без оплати. Волонтери зазвичай поділяються на дві категорії: постійні (ті, хто приділяє проекту 4 і більше годин на тиждень) і ситуаційні (разові волонтери). Чисельність: від 30 до 60 тисяч осіб.

Salvos містить різні організаційні структури, деякі з них мають власну структуру управління і є юридичними особами.

Основними структурами є:

  • 3 штаб-квартири (THQ).
  • Six Divisions, Шість дивізіонів (на основі географічних зон), в які входять корпусу, соціальні центри та служби.
  • Employment Plus (служби зайнятості).
  • Магазини Salvos (роздрібна торгівля і логістика).
  • Житло Армії Порятунку (житлово-експлуатаційні послуги).
  • Aged Care Plus (послуги з догляду за людьми похилого віку).
  • Salvos Funerals (ритуальні послуги).
  • Salvos Legal (охоронні структури).

Проблема

Ситуація з даними в Salvos була складною. Дані дублювалися в різних системах, електронних таблицях Excel і друкованих файлах. Створення організаційних звітів, таких як обов’язкові звіти WGEA, звітність про кадрові ресурси на національному рівні, відстеження перевірок цілісності і підготовка даних про відповідність, було надзвичайно важким процесом. На початку 2019 роки для заміни численних існуючих систем управління персоналом та нарахування заробітної плати TSA приступила до реалізації національної програми перетворень для впровадження систем Workday HCM + iChris Payroll з подальшим розгортанням часу і відвідуваності Kronos в Salvos. Крім того, компанія потребувала злагодженої системі нарахування заробітної плати у всіх робочих регіонах Salvos, оскільки чисельність персоналу становила понад 10 тисяч осіб. До Alteryx південний і східний регіон нараховував зарплату співробітникам, використовуючи різні програмні рішення. Згодом виникла критична проблема цілісності даних, дублювання інформації, проблеми з плануванням робочої сили і підготовкою звітності по персоналу на національному рівні. Необхідно було перенести понад 230 000 строк даних з декількох застарілих систем в Workday (інструмент Alteryx).

Результати

З огляду на величезний обсяг даних, ключове завдання на початкових етапах вирішення проблеми полягала у тому, щоб з’ясувати, як автоматизувати процес міграції даних, щоб зробити його повторюваним у різних циклах. Почавши використовувати Alteryx для перетворення даних, Salvos стала застосовувати його і в інших робочих сценаріях, таких як планування робочого дня, конфігурація і перевірка даних, аудит робочих рішень після запуску.

Були створені такі системи для роботи з фінансами і персоналом:

  • Legacy payroll system в східному регіоні Австралії (система збирала дані про заробітну плату, демографічні та персональні дані для 5000 співробітників в східному регіоні TSA).
  • Legacy payroll system в південному регіоні Австралії (система збирала дані про заробітну плату, демографічні та персональні дані для 5000 співробітників в південному регіоні TSA).
  • Міжнародна кадрова система (в зібрані дані входила історія призначень співробітників TSA, історія навчання, обслуговування, а також дані про освіту, які потім були переміщені в Workday).

Alteryx також використовували для:

  • Створення робочих інструкцій на основі даних.
  • Конфігурації Workday і перевірки бізнес-процесів.
  • Перевірки завантаження даних Workday.
  • Аудиту даних у реальному часі в системах Workday і Payroll.

Кількісна оцінка робочих процесів Alteryx, розроблених в рамках реалізації Workday і Payroll, показала, що Salvation Army Australia економить 600 годин ручної праці (в одному робочому проекті в порівнянні з традиційними методами виконання).

Компанія Everest – офіційний партнер Alteryx в Україні. Для більш детальної інформації та впровадження рішень Alteryx в своїй компанії звертайтеся до наших менеджерів.

Звертайтеся до нас, щоб впровадити таке рішення в своїй компанії
Артем Голоскевич
директор по Data&AI стратегії

    ;