Аналітика

Стрес-тест для українського бізнесу

~ 5 хв

Готовність до коронавірусу та практика цифрового перетворення робочих місць

У зв’язку з безпрецедентним поширенням COVID-19 ми стикаємося з новими обмеженнями буквально кожного дня. У відповідь на вимушені заборони на відвідування, зокрема, робочих офісів, і гостру необхідність дистанціюватися, – для бізнесу, по суті, існує лише одна найбільш оптимальна стратегія виживання: цифрове перетворення робочих місць у порядку віддаленого доступу.

Тут українським підприємцям варто звернути увагу на західні дослідження та практики, які демонструють, наскільки безпрограшним насправді може виявитися варіант організації дистанційної роботи для компанії, навіть якщо це потребуватиме певних вкладень і реструктуризації бізнес-процесів в умовах кризи.

Факти та цифри

  • Згідно даним Гарвардської школи бізнесу (відділ управління технологіями та бізнес-операціями), співробітники з ліберальними схемами «роботи з дому» або «роботи з будь-якого місця» на 4,4% продуктивніші за тих, які дотримуються традиційної моделі офісної роботи. Посилення продуктивності праці обґрунтовано не лише відчуттям особистого комфорту, але й інтуїтивним формуванням підвищеного рівню відповідальності, навичок планування власного часу й усвідомлення відсутності транспортних та організаційних витрат.
  • Згідно недавньому опитуванню 1900 віддалених працівників, проведеному високотехнологічними стартапами Buffer , Workfrom і Hubstaff:
    1. Дев’ять із десяти віддалених співробітників планують працювати віддалено до завершення своєї кар’єри у тій чи іншій організації.
    2. Майже дві третини працюючих віддалено співробітників згодні виконувати роботу поза існуючої норми й виконують її у строк.
    3. 94% працюючих віддалено співробітників відзначили швидку адаптацію й оцінюють свою продуктивність як «високу».
  • Згідно дослідженням Міжнародної Корпорації Даних, у поточному році віддалені співробітники складатимуть близько 72% робочої сили лише в США. Аналогічна тенденція набирає обертів й у країнах ЄС та Азіатському регіоні.
  • Згідно даним звіту Owl Labs, ще у 2017-2018 роках у компаній, що пропонували своїм співробітникам можливість працювати віддалено, рівень корпоративних витрат був на 25% нижче. Такий показник робить співробітництво в онлайн режимі цінним інструментом для оптимізації ресурсів.
  • Згідно даним опитування Gallup, люди, які проводили 60-80% свого часу поза офісом, мали найвищі показники зайнятості. В ході дослідження з’ясувалося, що співробітники на віддаленій роботі зайняті повний робочий день із урахуванням компенсації часу, який вони зазвичай втрачають на запізнення до офісу або спробу покинути його раніше. Дослідження також показало, що таким працівникам легше зосередитися, і що вони можуть бути більш продуктивними та самоорганізованими.

Цифрові рішення та технології

1. Зберігання, передача та обмін файлами:

  • Google Drive – надає користувачам 15 ГБ безкоштовного сховища для кожного облікового запису Google, доступ до яких можна отримати з будь-якого місця за наявності підключення до Інтернету.
  • Google Hangout – централізує всі контакти, електронні листи та файли в одному місці, полегшуючи планування зустрічей та встановлення автоматичних нагадувань. Дозволяє зібрати в одному відеочаті до 25 осіб. Hangout також підтримує простий обмін миттєвими повідомленнями.
  • Quip – пропонує можливість редагувати документи в режимі реального часу й оптимізує спілкування всередині робочих груп для ефективного розподілу завдань. Програмне забезпечення системи легко інтегрується з іншими цифровими сервісами.
  • The box – дозволяє безпечно зберігати та синхронізувати файли на спеціально відведеному просторі у глобальній мережі. Пропонує різні рівні доступу користувачів і повний функціонал роботи з файлами (закачування, пошук, редагування, завантаження та збереження). Завдяки своїй багатофункціональності й зручному інтерфейсу дає можливість юзерам коригувати дані та встановлювати паролі на матеріали для того, щоб забезпечити повну конфіденційність розміщуваної інформації.
  • WeTransfer – призначений для пересилання електронною поштою файлів великих розмірів (до 2 ГБ). Безкоштовно, без реєстрації, за списком від однієї до двадцяти електронних адрес, окремими листами, без засвічення адресатів один одному і при цьому – необмежену кількість разів.

2. Сканування документів:

  • AdobeScan – перетворює смартфон або планшет фактично на портативний сканер. Безкоштовна програма. Досить запустити та навести камеру на документ, щоб створити його цифрову копію з можливістю редагування. Усі відскановані зображення автоматично синхронізуються через Adobe Document Cloud й доступні на будь-якому пристрої.

3. Менеджмент завдань і управління:

  • Monday.com – надає набір цифрових інструментів для управління, моніторингу та обміну даними зі співробітниками, партнерами й замовниками. Дозволяє керувати як проектами, так і окремими оперативними та особистими завданнями, координувати діяльність у команді та з партнерами. Пропонує 71 шаблон робочих дошок для різних завдань – від великого проекту до відділу продажу. Легко інтегрується з іншими системами та платформами (The Box, Google Docs тощо).
  • Teampay– запитує, аналізує, відстежує та затверджує витрати компанії у режимі реального часу, а також передбачає можливість отримання співробітниками віртуальних розрахункових карт для здійснення необхідних закупок в рамках компанії.
  • Trello – дозволяє ефективно управляти проектами різної складності у режимі онлайн. Має простий та зрозумілий інтерфейс, майже необмежений безкоштовний доступ і надійний відкритий API. Легко інтегрується з іншими платформами та програмним забезпеченням. Може працювати не лишу у браузері – при встановленні на смартфон або планшет доступний в автономному режимі.
  • Kanban board– дозволяє візуалізувати завдання й спростити роботу в команді за допомогою великого вбудованого функціоналу. Допомагає забезпечити адаптацію, моніторинг й оптимізацію бізнес-процесів. Добре працює у стартапах, що не мають чіткого плану, але активно працюють над розробкою.

4. Комунікація:

  • Zoom– лідер у сфері конференц-рішень онлайн згідно звітам Gartner Magic Quadrant, 2019 р. Забезпечує платформу та техпідтримку для інтернет-конференцій, навчання, проведення відео веб-семінарів і незалежний від платформи обмін повідомленнями та файлами.
  • Skype for Business– дозволяє спілкуватися онлайн в індивідуальному та колективному порядку, проводити онлайн-конференції й обмінюватися файлами. Має безпечні канали та централізоване адміністрування. Вільно інтегрується з корпоративним AD і корпоративною телефонією. При повній інтеграції Skype for Business Server із засобами безпеки, підключення зовнішніх абонентів не тягне за собою жодних ризиків і є повністю керованим.
  • Slack- пропонує можливість колективно обмінюватися повідомленнями у режимі реального часу й індивідуальні канали онлайн супроводу різних проектів і робочих команд. Всі повідомлення та загальні файли архівуються. Програмне забезпечення платформи інтегрується з багатьма сторонніми сервісами.